Binnen onze organisatie vervullen wij zowel de rol van bemiddelaar als die van gevolmachtigd agent. Onze bedrijfsvoering is zo ingericht dat de processen van beide activiteiten van elkaar gescheiden zijn. De bemiddelings- en volmachtwerkzaamheden zijn ondergebracht in afzonderlijke rechtspersonen, die elk een eigen jaarrekening voeren.

Hoewel verantwoordelijkheden en werkprocessen duidelijk zijn vastgelegd, is er geen sprake van een volledige taakscheiding tussen beide functies. Een strikte scheiding zou namelijk ten koste gaan van het efficiencyvoordeel dat wij nastreven. De taken en procedures zijn vastgelegd in ons elektronisch Kennisportaal.

Het kan desondanks voorkomen dat er een situatie ontstaat waarin onze rol als bemiddelaar en die van gevolmachtigd agent met elkaar in conflict lijken te komen. Voor dergelijke gevallen hanteren wij het volgende beleid:

• er is een duidelijke scheiding aangebracht tussen de dagelijkse leiding van de bemiddelingsactiviteiten en die van de volmachtactiviteiten;
• de feitelijk leider van het volmachtbedrijf draagt de eindverantwoordelijkheid voor het volmachtbeleid;
• indien de procedures, instructies of documenten in het elektronisch Kennisportaal geen eenduidige oplossing bieden voor een situatie rondom verleende volmachten, ligt de beslissing bij de feitelijk leider van het volmachtbedrijf;
• besluiten om af te wijken van de in het Kennisportaal vastgelegde richtlijnen worden uitsluitend genomen:
  ▪ binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten, na schriftelijke toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf;
  ▪ buiten de verleende bevoegdheden, na schriftelijke toestemming van zowel de feitelijk leider van het volmachtbedrijf als de volmachtgever;
• alle besluiten en toestemmingen van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf, en waar nodig van de volmachtgever, worden vastgelegd en bewaard.

Wanneer er bij een schadeafhandeling discussie ontstaat over de schuldvraag en meerdere (volmacht)verzekerden van ons daarbij betrokken zijn, wordt de behandeling van de schade geheel of gedeeltelijk overgedragen aan een van de betrokken verzekeraars of volmachtgevers.